Effizienter arbeiten mit sogenannten Batch-Days

3

(Unbezahlte Werbung, da Namensnennung) Ich bin nicht der organisierteste Mensch der Welt, das erwähnte ich schon oft. Ich mag es, Dinge zu machen, die mir gerade in den Sinn kommen. Lust auf ein Tässchen Kaffee mit einer Freundin? Kann ich machen (wenn nicht gerade Lockdown ist), aber schwupp, ist der Vormittag weg.

Auf der Terrasse mit Kaffeetasse in der Hand
Symbolbild: Tagesbeginn mit Käffchen

Lust auf Fotografieren ohne Bearbeiten? Die Bilder stauen sich auf der Festplatte und der Berg wächst. Lust auf Buchhaltung und Ablage? Ich lache hier mal ganz dezent laut. Nie! Das häuft sich meist an, bis es wirklich brennt und dann bin ich wochenlang mit nichts anderem beschäftigt. Lust auf Marketing? Dazu sag ich nichts, Ich habe das Thema so lange vernachlässigt. Ich fuchse mich jetzt aber trotz allem langsam ein.

Multi-Tasking? Nicht für mich, bitte!

Genau das ist die Krux, wenn man zu Hause arbeitet und freiberuflich obendrein. Zwingt dich wer zum Arbeiten? Jetzt mal abgesehen von meinem Kontostand? Nö, niemand. Ich könnte den ganzen Tag auf der Couch liegen und RTL schauen, es würde niemanden interessieren. (Das heißt, doch schon, aber das ist jetzt ein anderes Thema). Ich muss daher selber meine Motivation aufbringen. Es steht keiner hinter mir, was die Motivationsgeschichte erschwert. Ich muss mich auch selbst organisieren, da mir niemand irgendeine Aufgabe auf den Tisch legt und sagt: Mach mal, das muss bis xy fertig sein. Ich kann mir meine Aufgaben selber aussuchen, was eigentlich immer zu Chaos führt. Gerade heute, wo ich den Artikel schreibe, hatte ich dieses Gefühl, nichts zu schaffen, weil alles gleichzeitig erledigt werden will, wieder mal: Ich habe heute (offensichtlich) meinen Blogtag. Dann kommt das Kind an mit Wunsch xy, Tante mit Wunsch yz, der Mann, der mir Bescheid sagt, dass das Problem mit dem Internet erledigt werden muss, die Hund bellen, und… und … und. Das macht mich tierisch nervös.

Aufgeschlagenes Bullet Journal
Bullet Journal System, das ich trotz Digitalisierung immer noch benutze

Umorganisation. Jetzt aber wirklich!

Anfang des Jahres, nach einer 3-monatigen Auszeit aufgrund von technischen Problemen und einer wirklich ernsthaften Phase von “Kein-Bock-auf-diese-Scheiße-mehr“, kam ich zu dem Entschluss, dass es so nicht weitergehen kann. Ich muss mich zusammenreißen. Ich muss hier was ändern. Ja, ich mag meine Freiheit. Ja, ich mag es, spontan zu entscheiden, was ich machen will, aber auf der anderen Seite bin ich jemand, der dringend Struktur braucht. Wenn ich die von außen nicht vorgegeben bekomme, muss ich eben selbst dafür sorgen. Klar, ich habe mein heißgeliebtes Bullet Journal, doch die To-Do-Liste reichte mir irgendwie nicht, da immer etwas dazwischen kam. Irgendwie bin ich nie so richtig fertig geworden mit den ganzen Aufgaben, die ich mir vorgenommen habe. Ich habe nie so recht den Überblick, ich bin nie so richtig fertig geworden und ich habe nie so recht mit dem angefangen, auf das ich null Lust habe. Dieses ganze Multi-Tasking, Hin und her und ständige Sich-entscheiden-müssen ist nichts für mich. Punkt.

Ich habe mich daher mal ernsthaft hingesetzt und überlegt, wie ich meinen Tag gestalten kann, dass ich einerseits mehr Struktur in den Tag bringe und auf der anderen Seite effizienter arbeiten kann.

Mehr Struktur – aber wie?

Wie gesagt: Ich bin nicht der organisierteste Mensch der Welt und bin – man mag es kaum glauben – überhaupt nicht auf die einfachste Idee der Welt gekommen, wie ich meine Tage strukturieren kann, ohne, dass ich auf Motivation oder dergleichen warten muss: Ich weise jedem Tag der Woche eine feste Aufgabe zu und nenne das auf Neudeutsch “Batch-Day”. Es ist zu einfach, oder? Das Normalste auf der Welt. Trotzdem bin ich nie darauf gekommen. Batch-Day Das Wunderbare daran? Ich nehme den Faktor “Entscheidung” aus der Gleichung. Ich brauche mich nicht zu entscheiden, ob ich Fotos oder Ablage machen will. Ich brauche mich nicht zu stressen, weil ich sehe, dass die Zeit knapp wird, wenn ich einmal länger mit Fotos vertüddelt habe, weil das Kochen länger gedauert hat, als ich dachte und ich so meine To-Dos nicht geschafft habe. Ich habe jetzt einen Foto-Tag und einen Bürokram-Tag. Ich habe einen Social-Media-Tag und/oder einen Marketing-Tag. Die Idee der Batch-Days kam mir, als ich verschiedene Blogbeiträge zum Thema “Workflow” gelesen habe, den ich ursprünglich verbessern wollte, weil ich am Ende des Tages so oft unzufrieden war. Die Idee hat mir irgendwie gefallen und ich habe direkt angefangen zu planen, wie ich diese Idee in den Alltag umsetzen könnte.

Ein Online-Planungsmodul: Asana

Zunächst einmal musste ich mich davon verabschieden, ausschließlich nur mein Bullet Journal zu benutzen. Das ist immer noch extrem wichtig für mich. Aber als Tool, mehrere Wochen im Voraus zu verplanen und die Übersicht zu behalten, taugt das BuJo nicht so viel. Ich habe mich daher dafür entschieden, die Plattform Asana auszuprobieren. Trello geht selbstverständlich auch, bzw. jede andere Projektplanungs-Plattform.

Ich bin ganz begeistert davon. Ich habe die kostenlose Version, die die ich auch auf mein Handy geladen habe, so dass ich meine Übersicht mitnehmen kann. Die kostenlose Variante reicht mir vollkommen aus. Ich plane im Kalender meine Termine, meine To-Dos, ich kann Ideenlisten anlegen für Blogbeiträge und Fotos, ich kann alles herumschieben, ich kann mir Notizen machen, Links einfügen, Bilder anheften. All das, was ich in einem Notizbuch nicht machen würde, da es zu aufwändig wäre. Die Sammlung in Pinterest ist zwar super, aber meist habe ich nach einigen Wochen überhaupt keinen Plan mehr, was ich da überhaupt mit der Idee xy anfangen wollte. Mit Asana kann ich das Bild/Rezept mit der Idee verknüpfen und erst einmal verschieben, um es dann in Ruhe weiter zu bearbeiten.

Habe ich z.B. eine Idee für ein Foto, kann ich mir gleich dazu den Link zum Rezept und/oder der Fotoidee einfügen. Super finde ich die Möglichkeit, alles auf Termin zu legen. Dann brauche ich nicht jeden Tag überlegen, was ich mache, sondern schaue nur in den Kalender. Passt es doch nicht, kann ich problemlos das Kärtchen verschieben. Für die Batch-Days, an denen ich den organisatorischen Kram mache, kann ich mir eine Liste mit allen Unteraufgaben einfügen. Ich habe alles auf einen Blick. Das ist schon irgendwie praktischer als nur ein einfacher Kalender. Ich kann es nur empfehlen, so eine Plattform mal auszuprobieren. Es ist ideal, um den Arbeitstag zu organisieren oder mit anderen zusammenzuarbeiten. Ich schreibe bei Gelegenheit vielleicht noch mal einen ausführlichen Artikel dazu. Ich bin gerade erst dabei, mich damit noch vertraut zu machen.

Also, wie gehe ich mit meinen Batch-Days vor? Noch ist es etwas experimentell, aber es wird.

Aber bevor ich dort meine To-Dos und Ideen und was weiß ich noch festhalten konnte, musste ich mir erst einmal überlegen, wie ich die Woche einteile. Nach einigem Überlegen habe ich mich entschlossen, zwei Foto-Tage einzuführen. Das erspart mir die aufwändige Kocherei an den restlichen Tagen, die ja doch sehr zeitraubend sein kann. Ein weiterer Tag für Social Media / Bloggen / Marketing. Ein Tag für Büroarbeiten wie Ablage, Überweisungen, Finanzen, Steuern, Aufräumen des Studios, und und und. Ein Tag zum Planen und zur Weiterbildung.

Da ich, wie ihr hier seht, gerade in der Planungs- und Umsetzungsphase bin, ist das verständlicherweise aufwändiger als wenn ich das konsequent nachhalte. So habe ich diesen Monat mehr Zeit für das ganze Sortieren, meine Finanzen und Planen eingerechnet als ich das normalerweise machen würde. Da ich nicht so irrsinnig viel an Finanzen, Rechnungen, Ablage etc. habe, denke ich, dass es für mich reichen wird, zwei Mal im Monat zwei, drei Stunden dafür einzuplanen. Ich denke, da wird sich noch das ein oder andere ändern.

Ich kann nicht versprechen, dass ich das für die weitere Zukunft einhalten werde oder dass ich nicht doch irgendwann einmal schludern werde. Es ist kein Garant, dass man alle Punkte auf der To-Do-Liste abhaken kann. Es ist kein Garant dafür, dass ich nicht doch mal mit der Freundin spontan ein Käffchen trinken gehe. Aber ich finde es jetzt schon so hilfreich, dass ich mir sehr gut vorstellen kann, dass ich das weiterhin so machen werde.

Stay tuned: Demnächst verrate ich, was ich an diesen Tagen genau mache, was ich genau plane und wie und ob ich damit über längere Zeit zurecht gekommen bin.

Like
Close
Your custom text © Copyright 2020. All rights reserved.
Close
Consent Management mit Real Cookie Banner